slider_inadvisors.png

Úskalí, chyby a omyly při vedení spisové služby II.

21. 10. 2021

V předchozím článku našeho seriálu jsem vysvětlil význam spisové služby jako páteřní struktury úřadu a hlavní omyly a pochybení v jejím chápání a nastavení v rámci organizace, které přeneseně ovlivňují výkon a digitalizaci celé naší veřejné správy. Mimo jiné jsem v uvedeném textu poukázal na to, že častým omylem je chápání spisové služby pouze jako softwarového nástroje, tedy elektronického systému spisové služby (dále jen „eSSL“), a tudíž vnímání výkonu spisové služby jako záležitosti IT.

A právě elektronickému nástroji pro vedení spisové služby se budu věnovat dnes. Důvodů pro to je hned několik. Jedním z nich je, že s eSSL souvisí asi nejvíce zavádějících a nepřesných názorů ve spisové službě. A to jak v jeho zasazení do strategie vedení spisové služby, tak přípravě a organizaci veřejné zakázky na pořízení eSSL, jeho následné implementaci a dalšímu rozvoji. Každá z těchto etap životního cyklu aplikace může velmi negativně ovlivnit výsledek, pokud není provedena s řádnou odborně-metodickou přípravou a vedením. Správné pochopení eSSL je zásadní i proto, že tohoto elektronického nástroje se poměrně dramaticky týkají aktuální legislativní změny, které zásadním způsobem dopadají na celou veřejnou správu. Mnoho organizací bude postaveno před rozhodnutí, jak se svým eSSL naložit, a to v poměrně krátkém čase. 

 

Klíčovým krokem při pořizování nebo upgradu eSSL je předimplementační analýza 

V každém případě je třeba mít na paměti, že prvním, a přitom klíčovým, krokem při pořizování nebo upgradu eSSL je předimplementační analýza. Bez této přípravy, spočívající v důkladné analýze a popisu prostředí, pečlivé definici funkčních a nefunkčních požadavků a integračních potřeb nového eSSL, bude jakákoliv snaha o implementaci předem odsouzena k zásadním komplikacím, ne-li rovnou k nezdaru. V naší praxi se setkávám s řadou případů, kdy právě tato příprava byla podceněna a ukvapenou implementací eSSL došlo zásadním chybám v jejím nastavení. Náprava takových chyb pak generuje dodatečné náklady, zbytečně zatěžuje pracovníky organizace a vytváří nechuť vůči práci v eSSL, nemluvě o rizicích porušení právních předpisů. 

Výstup předimplementační analýzy by měl být použit jako základ technické části zadávací dokumentace k veřejné zakázce na pořízení nebo upgrade eSSL. Díky tomu se eliminují rozdílné pohledy zákazníka a dodavatele na implementační procesy a potřeby organizace, které jsou obvykle důsledkem protichůdných motivací obou stran.

 

Kvalitní projektové řízení a metodické vedení je podmínkou úspěchu

Z výše uvedených důvodů je – jak ukazuje zkušenost INADVISORS z implementačních projektů – důležité zajistit také projektové řízení a metodické vedení pro celý průběh veřejné zakázky a následné implementace. Projektový tým na straně zákazníka, sestávající z projektového manažera a metodického konzultanta, by měl být dostatečně odborně a metodicky erudován, aby mohl hájit zájmy zákazníka v celém procesu a byl kompetentním odborným partnerem dodavatele. Tato spolupráce přináší užitek oběma stranám procesu, jelikož eliminuje metodicko-odborné rozpory a přináší zkušenosti a know-how z jiných obdobných projektů.

Jak jsem již uvedl na začátku tohoto článku, spisová služba je komplexní disciplína a její funkčnost ovlivňuje digitalizaci organizace mnohem více než se může zdát. Proto je dobré k tomuto tématu přistupovat s náležitou péčí a odpovědností. Jen tento přístup posune naši veřejnou správu tam, kde by technologicky a procesně měla být.

Přeji mnoho štěstí při rozvoji elektronického nástroje spisové služby, případně při jeho výběru a implementaci.

 

Daniel Kadlec

jednatel

INADVISORS, s.r.o.