slider_inadvisors.png

Úskalí, chyby a omyly při vedení spisové služby

6. 9. 2021

V seriálu článků, jehož první díl právě čtete, se chci věnovat popisu a rozboru základních úskalí spisové služby, včetně akcentování základních chyb a omylů tak, jak se s nimi v INADVISORS setkáváme při poskytování našich poradenských služeb. Tato pochybení v samém zárodku ovlivňují přístup k problematice spisové služby, a tím přeneseně výkon a digitalizaci celé naší veřejné správy. Cílem celého seriálu je zvýšit povědomí o významu a komplexnosti spisové služby a správy dokumentů a pomoci eliminovat nešvary, které jejich výkon snižují.

Pro správné chápání spisové služby je třeba si uvědomit, že se skládá z několika pilířů, které na sebe úzce navazující a jsou pro její správný výkon stejně důležité. A jen takto fungující celek zajistí efektivní chod úřadu. Pro pokrytí všech aspektů, ze kterých se skládá výkon spisové služby a správy dokumentů, tým INADVISORS vytvořil vlastní metodiku LPPN (lidé/procesy/předpisy/nástroje). S ní Vás budu seznamovat prostřednictvím jednotlivých témat v dalších dílech tohoto seriálu. Podstatou je neomezovat výkon spisové služby jen na jednu izolovanou disciplínu, ale zajistit vzájemnou provázanost všech oblastí.

 

 

Omyl – spisová služba je IT záležitost

Spisová služba je páteří úřadu, a je tedy komplexní disciplínou. Častým omylem je chápání spisové služby pouze jako softwarového nástroje (eSSL), a tudíž vnímání výkonu spisové služby jako záležitosti IT. ESSL je technickým prostředkem pro výkon spisové služby, a je tedy pouze jedním, byť zásadním, článkem.

Spisová služba je, bohužel mnohdy neoprávněně, opomíjenou a podceňovanou záležitostí strategického významu pro chod úřadu a z toho důvodu by měla být středem zájmu vrcholného vedení organizace. Ovlivňuje většinu „vnitrofiremních“ procesů a je součástí většiny agend. Tam, kde není plně integrována do chodu a ostatních technických nástrojů, tam nemohou plně fungovat agendy úřadu, o jejich digitalizaci nemluvě.

Osvícený přístup vedení úřadu je zásadní z mnoha důvodů, jednak je potřeba správně zasadit význam spisové služby do strategie rozvoje úřadu, dále správně nastavit procesy a předpisy tak, aby odpovídaly jeho potřebám, a v neposlední řadě je důležité motivovat a kontrolovat pracovníky úřadu tak, aby postupovali dle nastavených procesů a předpisů.

Bohužel v praxi nejsou výjimečné situace, kdy konkrétní pracovník úřadu ignoruje své povinnosti při vedení spisové služby a nebo dokonce vytváří vlastní evidenci dokumentů, se kterou nakládá dle svého uvážení, a může tak vystavovat spravované informace nebezpečí. Zároveň tím také vytváří případný prostor pro znedůvěryhodnění spisové služby — ztrátu důvěry v systém správy dokumentů (spisovou službu), která může mít za následek i ztrátu důvěry v samotné dokumenty, respektive v informace obsažené v takových dokumentech. Tato situace je následně problém jak z hlediska spisovenské legislativy, tak z hlediska kybernetické bezpečnosti a GDPR a v neposlední řadě také z hlediska platnosti a prokazatelnosti právních vztahů daného úřadu. Zodpovědnost za takový nesprávný postup pak nese samotná organizace, potažmo její vedení.

  

Chyba – dělení dokumentů na úřední a neúřední

Další ze zásadních chyb, která se line jako červená nit většinou našich projektů, je dělení dokumentů na úřední a neúřední, a tím jejich (ne)zahrnování do spisové služby. Termín „neúřední dokument“ legislativa nezná a je tedy výsledkem neopodstatněné snahy o vyčlenění části dokumentů z evidence. Tento pohled je navíc tzv. spouštěčem chybného vedení spisové služby, protože již na samém začátku procesu je rozhodnuto, že některé informace nebudou zaznamenávány, tedy ani vyhodnocovány a následně archivovány.

Nastalá situace může mít opět dalekosáhlé důsledky pro danou organizaci. Je tím totiž, stejně jako v předchozím případě, narušena celková důvěryhodnost spisové služby, jelikož takto vedená spisová služba není úplná, a tedy je v čase těžko prokazatelné, případně napadnutelné, které dokumenty daný úřad přijal či vydal.

Další komplikací, kterou dělení dokumentů na úřední a neúřední přináší, je zásadní narušení disciplíny uživatelů spisové služby. V případě chybějícího taxativního vymezení totiž, bohužel, vzniká prostor pro individuální kreativní výklad.

 Mějte na paměti, že spisová služba je páteří úřadu a základním stavebním kamenem digitalizace a zaslouží tedy náležitou pozornost. Její význam ještě umocňuje téma úplného elektronického podání a také potřeby vzdáleného úřadování. Vzhledem k tomu, že nevíme, jaké další výzvy nám budoucnost přinese, je rozumné pokusit se využít dostupných kapacit a možností k vybudování efektivní veřejné správy. A to se bez fungující spisové služby nemůže podařit.

V dalším díle se budu věnovat elektronickému nástroji pro vedení spisové služby (eSSL), přípravě na výběr vhodného systému a jeho zavádění do chodu úřadu.

  

Daniel Kadlec

jednatel

INADVISORS, s.r.o.