zdravotnickazarizeni2.jpg

Zdravotnická zařízení a správa dokumentů

22. 5. 2020

Stále častěji se na náš odborný tým obrací představitelé různých typů zdravotnických zařízení s žádostí o konsolidaci a rozvoj správy dokumentů a spisové služby. Proto nabízíme následující úvod do problematiky.

V první řadě je třeba vzít v úvahu, že zdravotnická zařízení zřizovaná státem a veřejnou správou, tedy především fakultní, krajské a městské nemocnice, jsou veřejnoprávním původcem ve smyslu § 3, písm. d) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a jsou tedy povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v souladu s platnou právní úpravou. Pokud nemocnice nedodržuje požadavky zákona, dopouští se přestupku „nevedení spisové služby“, přičemž osobou zodpovědnou za tento přestupek je statutární zástupce nemocnice. Tento přestupek je podle zákona možné sankcionovat pokutou ve výši do 200 tisíc Kč, což je krok, ke kterému archivní správa v poslední době stále častěji při takovémto rozsahu porušení zákonné povinnosti přistupuje. 

Závažnějším problémem, který souvisí se špatným vedením spisové služby, a to se již týká i ostatních zdravotnických zařízení, je porušení povinností organizace jakožto správce osobních údajů v souvislosti s obecným nařízením (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. Všechny písemnosti (v analogové i digitální formě) zdravotnického zařízení jsou dokumenty ve smyslu archivního zákona a podléhají evidenci v elektronickém systému spisové služby nebo samostatné evidenční pomůcce. To se týká skutečně všech dokumentů, tj. nejen běžné administrativní dokumentace, ale také kompletní zdravotnické dokumentace (fakt, že je vedena podle zákona č. 372/2011 Sb. neznamená, že na ni nevztahuje zákon č. 499/2004 Sb.), personálních spisů, účetní evidence a všech dalších typů dokumentů. Většina z těchto dokumentů obsahuje osobní údaje, velká část pak zvláště citlivé kategorie osobních údajů. Aby bylo zpracování osobních údajů v dokumentech v souladu s právní úpravou, musí splňovat informační systémy využívané ke správě dokumentace požadavky dané § 64 odst. 4 až 8 zákona č. 499/2004 Sb. Pokud tato povinnost není naplněna, jedná se o neoprávněné zpracování osobních údajů, které je možné sankcionovat až do výše 20 milionů EUR nebo 4 % ročního obratu. Úřad na ochranu osobních údajů sice takto dramatické sankce neuděluje, ale i udělení významně menší sankce by bylo pro zdravotnické zařízení a zejména jeho vedení jen velmi těžko obhajitelným problémem jak ve vztahu ke zřizovateli, tak především médiím a veřejnosti. 

V neposlední řadě pak zejména v souvislosti s pokračující digitalizací vyvstává otázka autenticity a integrity nesprávně spravovaných právních a jiných dokumentů v digitální podobě, která může vést ve vybraných případech až ke zneplatnění smluvních vztahů či jiným obdobným zásadním důsledkům vyplývajícím z nemožnosti prokázat původ a celistvost dokumentu v digitální podobě v souladu se zákonem. 

Pokud to tedy shrneme, zásadní pochybení při správě dokumentů a vedení spisové služby představují významné riziko finanční škody v podobě pokut, případně nákladů na řešení sporů o pravost a platnost dokumentů, dále představují zásadní reputační riziko pro nemocnici a v souvislosti s výše uvedeným také osobní riziko pro management, a to jak v rovině možného přenesení odpovědnosti za finanční škody či případné trestní odpovědnosti, tak politické odpovědnosti ve vztahu ke zřizovateli a veřejnosti. 

Z praktických zkušeností víme, že mezi nejčastější pochybení a nedostatky patří:

  • Selhání vedení v oblasti zadání a kontroly plnění zákonných povinností v oblasti správy dokumentů
  • Zásadní nesoulad řídící dokumentace (spisový řád, skartační řád, podpisový řád, aj.) s platnou právní úpravou
  • Absence systematického vedení spisové služby v podstatných částech organizace
  • Nesystémové nastavení a zejména výkon procesů správy dokumentů v rozporu s platnou právní úpravou
  • Úplná absence řešení ochrany osobních údajů při správě dokumentů
  • Nedostatečná technická základna (neodpovídající hardware vybavení, nevhodná volba softwarových komponent na úrovni infrastruktury, atd.)
  • Absence servisní smlouvy na elektronický systém spisové služby, neaktualizovaná a nerozvíjená aplikace

Zcela nový úhel pohledu na výše uvedené hodnocení ovšem přináší vize „úplné elektronické zdravotnické dokumentace“, což je budoucnost, která přinese nová kritéria pro efektivitu a výkonnost tuzemského zdravotnictví, ale bohužel bez nápravy současného stavu je tato budoucnost zcela nedosažitelná.